こんにちはKAKOです。今日は事務の仕事について、具体的にどういう仕事をしているのか、自分の経験から紹介していこうと思います。
私が経験したことがある事務職は、以下のとおりです。
- 一般事務 4年程
- 営業事務 7年程
- 医療事務 3年半程
上記の経験を踏まえて紹介していきます。転職を考えているけれど、実際事務の仕事ってどういうことするのかわからない。スキルは必要なの？と思っている方の役に立てればと思います。
一般事務について
会社や業種によって様々ですが、一般的な業務内容としてデータ入力、文書作成・資料作成、コピーファイリング、会議のセッティング、各種手配、電話応対、メール応対、郵便物の仕分けなどが一般事務の仕事としてあげられます。
個人的な意見ですが、営業事務よりかは簡単な業務内容が多く、事務未経験の方は一般事務から入るのがおすすめかな。と思います。もちろんその人のスキルにもよるので一概には言えませんが。
私が一般事務として働いていたときは、データ入力（決まったフォーマットに打ち込むだけ）、文書作成・資料作成はWordで案内文書を作成してました。コピーとファイリング、あとは小口現金管理とか、電話・メール応対、来客対応、郵便物の仕分け、お茶出し、掃除とかでしたね。簡単業務が多く、引継ぎもそんなに時間がかからなかったです。
一般事務ってどんなスキルが必要なの？
PCスキルはWordとExcelの基本的な操作ができたら十分です。
あとは、基本的なビジネスマナーですね。これは一般事務だからとかいうのではなく、社会人として必要なものなので、身に着けておくことをおすすめします。オンラインビジネスマナーコロナの心配もしなくてすむオンラインで学習できるものもありますよ。
プラス電話応対や企業によっては来客対応もありますので、ある程度のコミュニケーション能力は必要かと思います。俯いてボソボソ喋る人が来客対応にでてきたら、ん？って思いますよね。外出せず３時間で履歴書に書ける資格がとれる！伝え方コミュニケーション検定こういう検定もありますので興味がある方は覗いてみてください。
一般事務で転職をするとき持っていたほうがいいスキルは
正直なくても問題ない。でも、持っていたほうが採用の確率があがるのはPC資格です。
PC資格はMOSやパソコン検定、日商マスターが有名どころかなと思います。正直なくても全然問題ないのですが、あったほうが目安になるかと思います。Excel使えますって言ってもさ、セルに入力するだけでも使えるって言う人もいるし、基準がわからないんですよね。個人の感想になってしまう。
企業側は、ある程度計算式や簡単な関数を使える人を採用したいから、Excel使えますか？って聞いていたとしても、受けて側が、セルに入力したことあるし、入力くらいならできる。って意味で使えますって答える場合もある。なので、採用してから、あれ？って。入社してから、え？ってなることがあるので、資格を持っていたら、このくらいはできるんだな。って企業側もわかりやすいし、提示する本人も堂々と使えますって言えますよね。なので、あった方がいい。ってくらいです。
興味がある方はテキストブックも発売されてますので、ご覧ください。
営業事務について
企業や業種によって取り扱うものが違うので一概には言えないですが、製品やサービスの受発注・管理、在庫や納期管理、見積書・請求書の作成、売掛金管理、社内会議の資料や顧客へのプレゼンテーション資料作成、顧客からの電話応対など営業活動に関わるサポート業務が中心です。商品知識の習得や顧客に合わせた業務処理スピードが必要となるため、一般事務より専門性がやや高い仕事になります。
現在私は営業事務として働いてますが、まさに受発注業務・在庫&納期管理、見積書・請求書作成、売掛金買掛金管理、社内会議資料、などなど。一般事務よりかはスキルが必要かなと思います。実際派遣でマイナビエージェント探していた時も営業事務の方が時給高かったですしね。
営業事務ってどんなスキルが必要なの？
営業事務っていっても企業によって様々ですから、一概には言えないんですが、PC（WordやExcel）の中級程度の操作が必要かなと思います。ビジネスマナーも顧客とのやりとりがあるので必要です。あとはコミュニケーション能力は必須です。
営業事務で転職をするとき持っていたほうがいいスキルは
あったら有利なのは簿記とPC資格です。
日商簿記3,2、経理の仕事に役立つ150以上の動画を学ぶサイト【Accountant’s library】
債権債務の管理をするので簿記の資格があったほうが有利になると思います。
PC資格は一般事務と同様に指標になるので、持っていれば有利かな。と思います。実際は資格持ってなくても上級マクロも余裕って人はザラにいますから、資格資格ってなるのも違うかな。とも思いますが、一つの指標になるので、持っていて損はないです。
あとは英語力。これはどこの部署に配属になるかで全く違ってきますが、なくても全然問題ない。
私は全く喋れないけれど、全く困らない（笑）うちの会社は海外部門が別にあるので。昔勤めていた会社ではInvoiceを確認しないといけないくらいはありましたが、ココとココとココを見る。ってこの英単語を覚えておく。みたいな感じで乗り切っていました。
今は輸出に関わることもないので、ノータッチです。たまに海外部門宛ての電話がかかってきて、（Oh・・・）Just a moment, please.で乗り切ってます。たまに担当者がいない時は大ピンチですが、隣でOhExcelがわからんっていってる上司捕まえて、英語！！わからんです！！かわってください！！Excel私がやりますから！！ってバトンタッチしてます。お互い、助かる！！win-winの関係です（笑）
私の経験もふまえて紹介しましたので、一部個人的な感想も含まれておりますが、参考になりましたら幸いです。
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